Legalizacja dokumentów to proces potwierdzania autentyczności dokumentów wydanych w jednym kraju, tak aby były uznawane w innym kraju. W Polsce legalizacją dokumentów zagranicznych zajmuje się Ministerstwo Spraw Zagranicznych, a legalizacją dokumentów polskich do użytku za granicą — właściwa ambasada lub konsulat obcego kraju w Polsce. Istnieją dwie główne ścieżki legalizacji — apostille i pełna legalizacja konsularna.
Legalizacja dokumentów polskich do użytku za granicą
Jeśli chcesz użyć polskiego dokumentu (np. dyplomu, aktu urodzenia, wypisu z KRS) w innym kraju, musisz go zalegalizować. Procedura zależy od kraju, w którym dokument ma być użyty. Jeśli kraj ten jest stroną Konwencji haskiej z 1961 r. — wystarczy apostille. Jeśli kraj nie jest stroną Konwencji — konieczna jest pełna legalizacja konsularna (opisana niżej).
Legalizacja dokumentów zagranicznych w Polsce
Dokument zagraniczny, który ma być użyty w Polsce, musi przejść przez proces legalizacji lub posiadać apostille. Dokumenty z krajów będących stronami Konwencji haskiej wymagają jedynie apostille, wystawionego przez właściwy organ w kraju ich wydania. Dokumenty z krajów niebędących stronami Konwencji wymagają legalizacji w MSZ kraju wydania, następnie w Ambasadzie Polski w tym kraju i na końcu w MSZ RP.
Pełna legalizacja konsularna — procedura krok po kroku
Pełna legalizacja konsularna dokumentów polskich do użytku w kraju niebędącym stroną Konwencji haskiej przebiega następująco: 1) Dokument musi być podpisany przez uprawniony organ — notariusz, urząd stanu cywilnego itp. 2) Dokument składa się w MSZ RP w celu poświadczenia autentyczności podpisu. 3) MSZ RP zalegalizowany dokument składa się w Ambasadzie/Konsulacie kraju docelowego w Polsce. 4) Ambasada poświadcza autentyczność pieczęci MSZ RP. Cały proces może trwać od kilku dni do kilku tygodni.
Tłumaczenia przysięgłe
Większość zagranicznych placówek konsularnych wymaga, aby dokumenty w języku polskim były przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego na język kraju docelowego lub angielski. Tłumacz przysięgły to osoba wpisana na listę tłumaczy przysięgłych prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości RP. Tłumaczenie przysięgłe zawiera pieczęć i podpis tłumacza i jest oficjalnie uznawane przez urzędy i sądy.